Dari UMKM hingga Perusahaan Besar: Inilah Alasan SaaS Semakin Dibutuhkan

Istilah SaaS semakin sering muncul di dunia teknologi dan bisnis. Banyak aplikasi yang kita gunakan sehari-hari, mulai dari email, aplikasi kolaborasi kerja, sampai sistem akuntansi perusahaan sebenarnya berjalan dengan model ini.

Tidak hanya perusahaan besar, bisnis rintisan hingga UMKM di Indonesia juga mulai mengadopsi SaaS karena dianggap lebih fleksibel, hemat biaya, dan mendukung kerja jarak jauh. Menurut laporan Statista, pasar global SaaS terus tumbuh hingga ratusan miliar dolar, dan Indonesia menjadi salah satu pasar yang potensial karena penetrasi internet yang tinggi.

Artikel ini akan mengupas tuntas: apa itu SaaS, bagaimana cara kerjanya, apa saja keunggulan dan kekurangannya, contoh SaaS populer yang sering kita gunakan, hingga tren dan studi kasus SaaS di Indonesia maupun global.

Apa Itu SaaS?

Secara sederhana, SaaS adalah model layanan perangkat lunak di mana aplikasi tidak lagi dimiliki dan dipasang secara lokal di perangkat pengguna, melainkan disediakan oleh penyedia layanan melalui internet. Dengan kata lain, software as a service memungkinkan pengguna mengakses aplikasi melalui browser atau aplikasi ringan tanpa perlu repot mengurus instalasi, update, maupun infrastruktur server. Semua urusan teknis mulai dari pemeliharaan server, pembaruan fitur, hingga keamanan ditangani oleh penyedia SaaS.

Karakteristik Utama SaaS

Ada beberapa ciri khas yang membuat SaaS berbeda dari software tradisional:

1. Berbasis cloud – aplikasi berjalan di server milik penyedia.

2. Akses fleksibel – dapat digunakan dari berbagai perangkat (laptop, tablet, smartphone).

3. Model berlangganan – umumnya ditawarkan dalam paket bulanan atau tahunan.

4. Pembaruan otomatis – pengguna selalu mendapat versi terbaru tanpa instal ulang.

5. Multi-tenant architecture – satu aplikasi dapat dipakai banyak pengguna dengan data yang tetap terpisah.

Karakteristik-karakteristik ini membuat SaaS lebih praktis, skalabel, dan ramah pengguna, baik untuk kebutuhan personal maupun bisnis.

Perbedaan SaaS dengan Software Tradisional

Perbedaan paling jelas antara SaaS dan software tradisional terlihat dari cara penggunaan dan pengelolaannya. Pada software konvensional, pengguna biasanya harus membeli lisensi terlebih dahulu, lalu menginstalnya secara manual di komputer atau laptop. Setiap kali ada pembaruan, update juga harus dilakukan sendiri oleh pengguna. Berbeda dengan itu, SaaS adalah layanan yang jauh lebih praktis karena cukup diakses melalui internet. Pengguna hanya perlu login untuk langsung bisa memanfaatkan aplikasi, sementara proses pembaruan sistem maupun fitur dilakukan otomatis oleh penyedia layanan.

Bagaimana SaaS Bekerja?

Secara sederhana, software as a service berjalan di server milik penyedia layanan cloud. Aplikasi tersebut di-hosting di infrastruktur mereka, lalu pengguna cukup mengaksesnya melalui internet, biasanya lewat browser atau aplikasi ringan yang disediakan. Semua permintaan pengguna diproses di server, dan hasilnya ditampilkan secara real-time di perangkat yang digunakan.

Arsitektur SaaS umumnya menggunakan konsep multi-tenant, yaitu satu aplikasi yang sama bisa dipakai oleh banyak pengguna sekaligus, tetapi data antar pengguna tetap terpisah dan aman. Dengan cara ini, penyedia SaaS bisa menghemat sumber daya, sementara pengguna tetap merasakan pengalaman yang personal.

Kelebihan SaaS

Ada alasan kenapa SaaS (Software as a Service) jadi pilihan utama banyak bisnis, mulai dari startup kecil sampai perusahaan besar. Beberapa keunggulan utamanya:

1. Hemat biaya operasional
   Tanpa SaaS, perusahaan harus beli server, lisensi software, sampai hire tim IT. Dengan SaaS, cukup bayar langganan bulanan/tahunan sesuai kebutuhan. Biaya lebih ringan dan bisa diprediksi.

2. Fleksibel dan mudah berkembang
   Misalnya kamu baru punya 10 karyawan dan pakai SaaS untuk CRM. Ketika tim bertambah jadi 50 orang, tinggal upgrade paket—nggak perlu ganti server atau beli lisensi baru.

3. Akses dari mana saja
   Karena berbasis cloud, SaaS bisa diakses lewat browser atau aplikasi mobile. Cocok buat tim hybrid atau remote yang bekerja dari berbagai lokasi.

4. Update otomatis
   Pengguna nggak perlu repot install versi terbaru. Semua update keamanan, bug fix, atau fitur baru langsung diberikan otomatis oleh penyedia SaaS.

5. Keamanan yang lebih terjamin
   Penyedia SaaS besar biasanya sudah punya standar keamanan tinggi, mulai dari enkripsi data sampai compliance internasional. Hal ini sulit dicapai jika mengelola server sendiri.

Kekurangan SaaS

Meski punya banyak kelebihan, SaaS juga ada sisi kurangnya yang perlu dipertimbangkan:

1. Ketergantungan pada internet
   Tanpa koneksi internet stabil, akses ke aplikasi SaaS bisa terganggu. Buat bisnis di daerah dengan jaringan lemah, ini bisa jadi masalah.

2. Biaya langganan jangka panjang
   Awalnya terasa murah, tapi kalau dipakai bertahun-tahun biaya bisa menyaingi bahkan lebih besar daripada beli software sekali bayar.

3. Kontrol terbatas
   Karena infrastruktur ada di tangan penyedia, pengguna nggak bisa seenaknya mengubah sistem. Kustomisasi biasanya terbatas sesuai paket.

4. Isu keamanan dan privasi
   Walau penyedia SaaS umumnya sudah menerapkan standar tinggi, tetap ada risiko data breach atau penyalahgunaan data oleh pihak ketiga.

5. Ketergantungan pada vendor
   Kalau penyedia SaaS tiba-tiba menutup layanan atau mengubah kebijakan, bisnis harus siap migrasi ke solusi lain—yang bisa makan waktu dan biaya.

Dengan memahami kekurangan ini, perusahaan bisa lebih bijak sebelum memilih solusi SaaS tertentu.

Contoh SaaS

SaaS sekarang sudah ada di berbagai sektor, baik global maupun lokal. Supaya lebih jelas, mari kita lihat beberapa contoh populer:

Global:

• Google Workspace – menyediakan email, dokumen, spreadsheet, presentasi, hingga cloud storage dalam satu paket.

• Microsoft 365 – transformasi dari software desktop klasik menjadi layanan cloud yang bisa diakses di mana saja.

• Zoom – aplikasi video conference yang booming saat pandemi, sekarang jadi standar komunikasi jarak jauh.

• Salesforce – pionir SaaS untuk manajemen hubungan pelanggan (CRM).

Indonesia:

• Mekari – payung SaaS lokal dengan produk Talenta (HR), Jurnal.id (akuntansi), dan Klikpajak (perpajakan).

• Jurnal.id – membantu UMKM hingga perusahaan besar mengelola pembukuan lebih mudah.

• Moka POS – solusi kasir berbasis cloud untuk retail dan F&B.

• Qiscus – platform komunikasi berbasis chat API & omnichannel yang mendukung customer engagement.

Contoh SaaS ini menunjukkan bahwa ekosistem SaaS nggak lagi didominasi pemain global, melainkan juga berkembang pesat di Indonesia.

Tren SaaS Terbaru (2025 dan seterusnya)

Seiring berkembangnya kebutuhan bisnis, SaaS juga ikut berevolusi. Beberapa tren yang sedang naik daun:

• AI-powered SaaS
  Contohnya ChatGPT, Jasper, atau Notion AI. SaaS jenis ini memanfaatkan AI untuk meningkatkan produktivitas, dari menulis konten hingga analisis data.

• Vertical SaaS
  Bukan lagi general-purpose, tapi fokus ke industri tertentu seperti kesehatan, pendidikan, atau logistik. Misalnya SaaS untuk manajemen klinik atau platform e-learning.

• Integrasi API & No-Code SaaS
  Tools seperti Zapier atau Airtable bikin pengguna non-teknis bisa otomatisasi workflow tanpa coding.

• Keamanan SaaS
  Dengan makin besarnya adopsi, tren zero-trust security dan enkripsi end-to-end jadi standar baru.

Statistik pasar Indonesia:
Menurut laporan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII), lebih dari 100 juta pengguna internet di Indonesia membuka peluang besar bagi SaaS. UMKM yang go-digital diprediksi tumbuh signifikan lewat adopsi SaaS.

Studi Kasus SaaS: ChiroTouch

ChiroTouch adalah perangkat lunak manajemen praktik kiropraktik berbasis cloud yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya. Studi kasus ini menarik karena menunjukkan bagaimana SaaS tidak hanya soal fitur teknis, tapi juga strategi komunikasi dan edukasi pelanggan.

A. Strategi
ChiroTouch menyadari bahwa banyak pelanggan membutuhkan solusi yang sederhana, jelas, dan bisa langsung dipahami. Di situs web mereka, mereka menggunakan copywriting yang lugas dengan data yang kuat:

“Perangkat lunak kami yang mudah digunakan dicintai, dipercaya, dan dinikmati oleh 21.000 penyedia layanan dan 12.000 praktik – selama lebih dari dua puluh tahun.”

Dengan angka konkret, mereka menanamkan rasa percaya diri kepada calon pelanggan.

B. Tagline

“Tingkatkan latihan Anda dengan ChiroTouch | Saatnya membawa latihan Anda ke tingkat berikutnya”

Sebuah tagline sederhana yang langsung menyentuh keinginan praktisi: bertumbuh dan lebih produktif.

C. Strategi Onboarding dan Dampaknya

ChiroTouch menekankan bahwa praktisi tidak perlu khawatir dengan detail teknis atau keteraturan operasional, karena semuanya sudah ditangani lewat standar cloud yang mereka sediakan. Fleksibilitas juga jadi nilai tambah: perangkat lunak ini cocok dipakai baik oleh praktik kecil maupun besar.

Namun, mereka sadar bahwa onboarding pelanggan adalah kunci kesuksesan. Karena itu, ChiroTouch menghadirkan pelatihan video yang sederhana, menarik, dan bisa dipahami bahkan oleh pengguna yang tidak terlalu teknis. Untuk menjawab tantangan ini, mereka memilih model hybrid: pelatihan langsung dipadukan dengan kursus video rekaman. Hasilnya, pelanggan bisa belajar sesuai kebutuhan mereka, tanpa merasa terbebani. Studi kasus ini memperlihatkan bahwa keberhasilan SaaS tidak hanya bergantung pada fitur produk, tetapi juga pada strategi edukasi, komunikasi, dan pengalaman pelanggan yang tepat sasaran.

Kapan Harus Menggunakan SaaS?

Setiap pengguna punya alasan berbeda untuk memakai SaaS. Bagi UMKM, SaaS jadi pilihan tepat karena mampu memangkas biaya operasional tanpa perlu investasi besar di server atau tim IT khusus. Perusahaan besar biasanya memanfaatkan SaaS untuk mendukung kolaborasi lintas divisi dan menjaga fleksibilitas kerja, terutama di era hybrid seperti sekarang. Sementara itu, individu juga merasakan manfaatnya lewat aplikasi produktivitas, penyimpanan cloud, hingga tool manajemen tugas harian. Singkatnya, SaaS cocok digunakan kapan pun ada kebutuhan untuk bekerja lebih praktis, hemat, dan terintegrasi.

✨Di era digital seperti sekarang, SaaS bukan lagi sekadar tren, tapi solusi nyata yang mampu menjawab kebutuhan bisnis maupun individu. Mulai dari efisiensi biaya, fleksibilitas akses, hingga kemudahan kolaborasi, SaaS telah membuka jalan baru dalam cara kita bekerja dan berinovasi.

Kalau kamu sedang mencari platform SaaS yang bisa mendukung kebutuhan bisnis maupun personal, DigiCook siap jadi partner digitalmu. Dengan berbagai fitur yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan, kolaborasi, hingga pengembangan usaha, DigiCook hadir sebagai solusi praktis dan modern. Yuk, coba sekarang dan rasakan perbedaannya!