HRIS Sudah Mahal, Tapi HR Tetap Kewalahan? Ini Kesalahan Umum Sistem HR Modern

Ketika HRIS Tidak Mengurangi Beban Kerja HR

Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan berinvestasi besar pada HRIS, HCM, atau HR system berbasis SaaS. Harapannya jelas: pekerjaan HR lebih ringan, proses lebih rapi, dan pengelolaan SDM menjadi lebih strategis. Namun kenyataannya sering berbeda.

HR tetap sibuk melakukan follow-up manual, mengingatkan karyawan soal absensi, mengejar pengisian performance review, hingga memvalidasi data yang seharusnya sudah “otomatis”. Sistem ada, tapi beban kerja tidak berkurang secara signifikan. Masalahnya sering kali bukan pada ada atau tidaknya HR system, melainkan pada bagaimana sistem tersebut dirancang dan digunakan.

Ilusi Digitalisasi di Sistem HR

Banyak hr system terlihat sangat rapi di permukaan. Dashboard penuh grafik, laporan bisa diunduh kapan saja, dan data tersimpan lengkap. Tapi apakah itu membuat HR lebih strategis?

Sering kali jawabannya: belum.

Dashboard yang indah tidak otomatis mengubah cara orang bekerja. Data yang lengkap tidak selalu menghasilkan keputusan yang lebih baik. Dalam banyak organisasi, keputusan HR masih dibuat berdasarkan intuisi atau kebiasaan lama, meskipun sistem sudah tersedia.

Inilah ilusi digitalisasi: tampil modern, tapi tidak mengubah perilaku.

HR System Punya “Aturan Wajib” Seperti Sistem Lain

Pengelolaan SDM bukan sekadar administrasi. Ia adalah sistem kompleks yang melibatkan perilaku manusia, budaya organisasi, dan keputusan jangka panjang.

Seperti sistem lain, HR juga memiliki constraint atau aturan dasar. Jika aturan ini dilanggar, secanggih apa pun hr system yang digunakan, dampaknya akan minim.

HRIS seharusnya tidak hanya mencatat aktivitas, tetapi membentuk perilaku baik karyawan, atasan, maupun manajemen. Tanpa itu, sistem hanya menjadi arsip digital.

Kesalahan Umum HRIS & HCM di Perusahaan

1. Proses Bisa Selesai Tanpa Perilaku yang Diinginkan

Banyak hr system memungkinkan proses dianggap “selesai” tanpa memastikan hasilnya nyata. Training ditandai selesai, tapi kompetensi tidak berubah. Performance review dilakukan, tapi tidak ada perbaikan kinerja. Sistem mencatat aktivitas, bukan outcome. Akibatnya, HR terlihat sibuk, tapi organisasi tidak bergerak ke arah yang lebih baik.

2. Progress Tanpa Readiness

Dalam beberapa hr system, karyawan bisa naik level, mendapat penilaian baik, atau promosi tanpa kesiapan skill yang matang. Sistem mencatat progres, tetapi tidak memvalidasi kesiapan. Masalah ini menciptakan apa yang bisa disebut HR debt—utang kompetensi yang akan terasa dampaknya di kemudian hari. Ketika tantangan meningkat, organisasi tidak siap secara kualitas SDM.

3. Terlalu Pasif: Sistem Tidak Memaksa Keterlibatan

Banyak hr system bersifat pasif. Hanya mengirim notifikasi, menyediakan form, lalu selesai. Tidak ada mekanisme yang mendorong refleksi, evaluasi, atau tindakan korektif. Padahal, perubahan perilaku membutuhkan dorongan yang konsisten. Sistem yang terlalu pasif akhirnya bergantung sepenuhnya pada kedisiplinan manual HR dan atasan.

Kenapa Banyak HR SaaS Gagal Memberikan Dampak Nyata

Salah satu penyebab utamanya adalah orientasi SaaS yang keliru. Banyak HR SaaS lebih fokus pada adoption agar sistem dipakai bukan pada outcome agar organisasi berubah.

Agar mudah dijual dan cepat diadopsi, hr system dibuat senyaman mungkin. Tapi kenyamanan sering kali menghilangkan elemen penting dalam pembentukan perilaku: struktur, validasi, dan konsekuensi. Selain itu, integrasi antara data, feedback, dan keputusan manajerial sering lemah. Data ada, tapi tidak otomatis memicu coaching, training, atau evaluasi yang relevan.

Ciri HRIS yang Benar-Benar Membantu Organisasi

HRIS yang efektif bukan yang paling banyak fiturnya, tapi yang paling berdampak. Beberapa ciri hr system yang benar-benar membantu antara lain:

• Tidak memungkinkan “lulus” tanpa kompetensi nyata

• Workflow dirancang untuk memaksa proses berpikir, bukan sekadar klik

• Data langsung terhubung dengan action: coaching, pelatihan, atau perbaikan kinerja

• Mendukung kebutuhan tenaga kerja modern, termasuk Gen Z yang membutuhkan struktur jelas dan feedback cepat

Sistem seperti ini tidak selalu terasa paling nyaman, tapi justru itulah tanda bahwa ia bekerja.

HR System Sebagai Alat Transformasi, Bukan Administrasi

HRIS seharusnya membebaskan HR dari pekerjaan administratif, bukan menambah layer baru pekerjaan digital. Ketika hr system dirancang dengan benar, peran HR bisa naik kelas dari operator menjadi strategic partner. HCM modern bukan hanya soal teknologi, tetapi kombinasi antara software dan desain perilaku. Sistem membantu organisasi memastikan bahwa proses HR benar-benar menghasilkan kualitas SDM yang lebih baik.

Kesimpulan: Jangan Salah Menyalahkan HR, Jika Sistemnya yang Salah

Ketika HR terlihat kewalahan, sering kali masalahnya bukan pada orangnya, melainkan pada sistem yang tidak mendukung. HR tidak malas, mereka hanya bekerja dengan alat yang salah. Digitalisasi HR seharusnya berfokus pada hasil, bukan sekadar fitur. HR system yang baik membentuk perilaku, bukan hanya mencatat aktivitas.

Ingin hr system yang benar-benar mengurangi beban kerja HR sekaligus meningkatkan kualitas SDM?

Digicook membantu perusahaan membangun HRIS & HCM yang efektif, terstruktur, dan relevan untuk tenaga kerja modern bukan sekadar terlihat canggih.
📧 Konsultasi gratis bersama Digicook untuk HR system yang benar-benar bekerja.